Kebijakan Privasi ISC 

1. Pendahuluan dan Definisi 

Kebijakan Privasi ISC ditinjau dan diperbarui secara berkala. Pembaruan terakhir pada 24 Juni 2024. 

'Data Pribadi' dalam kebijakan ini berarti segala informasi yang berkaitan dengan Anda yang melaluinya Anda dapat diidentifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung, seperti nama dan rincian kontak, informasi biografi atau informasi tentang keahlian Anda.  

'Anda' mengacu pada pengguna langsung atau orang lain yang mengatasnamakan pengguna menggunakan layanan ISC, termasuk namun tidak terbatas pada situs web ISC, dan menyediakan data pribadi. 

Untuk tujuan Kebijakan ini, AI (Kecerdasan Buatan) digunakan secara luas untuk mencakup teknologi berbasis mesin apa pun yang mengandalkan kumpulan data besar untuk menghasilkan keluaran yang meniru kecerdasan manusia. Ini termasuk namun tidak terbatas pada Model Bahasa Besar (LLM) dan plugin yang mendukung AI.    

2. Data yang kami kumpulkan dan cara kami menggunakannya 

A. Data penggunaan situs web

Data Penggunaan dikumpulkan secara otomatis dari pengguna situs web ISC (https://council.science), untuk membantu kami menganalisis dan meningkatkan layanan kami.   

Data Penggunaan dapat mencakup informasi seperti alamat Protokol Internet perangkat Anda (misalnya alamat IP), jenis browser, versi browser, halaman situs web yang Anda kunjungi, waktu dan tanggal kunjungan Anda, waktu yang dihabiskan di halaman tersebut, perangkat unik pengidentifikasi dan data diagnostik lainnya. 

Saat Anda mengakses situs web dengan atau melalui perangkat seluler, kami dapat mengumpulkan informasi tertentu secara otomatis, termasuk, namun tidak terbatas pada, jenis perangkat yang Anda gunakan, sistem operasi dan browser Anda, lokasi luas, dan data diagnostik lainnya. 

Kami mungkin menggunakan penyedia layanan pihak ketiga untuk memantau dan menganalisis penggunaan situs web kami. 

B. Jenis data lain yang kami kumpulkan 

Kami mengumpulkan data tentang organisasi Anggota kami, termasuk data kontak penghubung Anggota dan riwayat interaksi signifikan dengan Anggota, termasuk transaksi keuangan. Kami menyimpan data ini untuk tujuan administratif, hukum, dan komunikasi dan memperbaruinya secara berkala.  

Kami mengumpulkan data mengenai nominasi dan kandidat untuk berbagai jenis proses selektif, termasuk untuk keanggotaan badan pengurus dan komite, ISC Fellowship, daftar nama ahli, baik yang dicalonkan sendiri, dicalonkan oleh orang lain, atau diundang langsung oleh ISC. Kami juga mengumpulkan data pribadi melalui proses perekrutan. 

Jika Anda berhasil dalam proses seleksi atau jika Anda menerima undangan untuk melayani ISC dalam kapasitas tertentu, kami mungkin perlu meminta informasi pribadi lebih lanjut dan mungkin memposting beberapa informasi pribadi Anda di situs web ISC dengan izin jelas dari Anda. Anggota Dewan Pengurus diwajibkan oleh hukum Perancis untuk memberikan data pribadi tertentu.  

Kami mengumpulkan data pribadi dari kontributor survei, panggilan telepon, aktivitas, dan keluaran kami, serta dari pendaftar dan peserta pertemuan tatap muka dan online, untuk menyediakan layanan kami, memantau dan meningkatkan kualitasnya, serta mengakui kontribusinya. Kami dapat mempublikasikan daftar kontributor atau peserta dalam proyek atau pertemuan ISC mana pun dalam laporan atau keluaran lainnya, tanpa informasi kontak.  

Kami menggunakan data pribadi untuk mengirimkan buletin, pembaruan, undangan, dan informasi lain yang mungkin merupakan kepentingan profesional bagi pengguna kami. Anda dapat memilih untuk tidak menerima komunikasi ini dengan mengikuti tautan 'berhenti berlangganan' atau instruksi yang diberikan dalam email apa pun yang kami kirim. 

Kami mengumpulkan data tentang mitra kami dan sponsor serta donor aktual atau prospektif kami, termasuk data kontak penghubung dan riwayat interaksi signifikan antara ISC dan organisasi, termasuk transaksi keuangan. 

Kami mengumpulkan data para ahli di bidang aktivitas kami untuk tujuan membangun basis data para ahli yang mungkin tertarik untuk terlibat dalam pekerjaan kami. Ini terdiri dari data yang tersedia untuk umum dan hanya akan digunakan untuk menghubungi Anda karena alasan profesional.  

Kami mengumpulkan data tentang penyedia layanan kami untuk tujuan mengelola kontrak layanan kami.  

Jika Anda berhak mengklaim biaya berdasarkan kebijakan perjalanan ISC, kami akan mengumpulkan data pribadi dari Anda untuk memungkinkan kami memproses pembayaran, termasuk nama, alamat, dan rincian rekening bank Anda.  

Setiap informasi yang Anda setujui untuk berikan terkait dengan gender, usia, disabilitas, asal etnis, atau kebangsaan hanya akan digunakan untuk tujuan pemantauan dan promosi keberagaman dan kesetaraan dan akan disimpan secara rahasia.  

Data yang kami kumpulkan tentang Anggota, mitra, sponsor, donatur, dan individu kami disimpan di CRM, Salesforce, melalui formulir web di sistem manajemen konten situs web kami, dan di Office 365.  

Tidak akan ada pengambilan keputusan otomatis berdasarkan informasi yang kami kumpulkan melalui layanan online kami.  

3. Rekaman audio dan visual 

Kami mendokumentasikan acara kami dengan fotografi dan film dan sering kali merekam pertemuan online kami, demi kepentingan sah kami.  

Peserta acara tatap muka akan diperingatkan sebelumnya bahwa mereka mungkin terekam dalam foto atau film dan bahwa mereka berhak menolak penggunaan gambar atau film jika terlihat jelas dalam foto atau film apa pun.  

Kami dapat menggunakan gambar dan rekaman untuk mempromosikan acara dan aktivitas ISC, termasuk di situs web dan situs media sosial ISC, dalam materi dan media promosi, pemasaran dan kampanye email, serta dalam laporan tentang pekerjaan ISC.  

Kami dapat berbagi gambar atau rekaman dengan mitra dalam suatu acara atau aktivitas.  

Kami dapat menggunakan teknologi AI untuk menganalisis rekaman audio dan visual guna meningkatkan pemahaman kami tentang partisipasi dan keterlibatan acara online atau untuk menghasilkan ringkasan pertemuan (menggunakan program seperti Otter.ai), dengan persetujuan peserta. 

4. Sosial media 

Layanan online kami berisi tautan atau plugin ke jejaring sosial termasuk, namun tidak terbatas pada, Facebook, LinkedIn, X (sebelumnya Twitter), Instagram, Mailchimp, YouTube, dan Threads. Kebijakan Privasi ini tidak berlaku untuk halaman/profil ISC pada platform ini. Silakan mengacu pada Kebijakan Privasi yang relevan dari masing-masing penyedia. 

5. Penyimpanan informasi 

Kami akan menyimpan Data Pribadi Anda hanya selama diperlukan untuk tujuan pengumpulannya, atau selama kami mengantisipasi bahwa komunikasi tindak lanjut mungkin diperlukan atau diinginkan. Kami akan menyimpan dan menggunakan Data Pribadi Anda sejauh diperlukan untuk menyediakan layanan kami, menerapkan perjanjian dan kebijakan kami, mematuhi kewajiban hukum kami, dan menyelesaikan potensi perselisihan. 

Kami juga akan menyimpan Data Penggunaan untuk tujuan analisis internal. Data Penggunaan umumnya disimpan untuk jangka waktu yang lebih singkat, kecuali jika data ini digunakan untuk memperkuat keamanan atau untuk meningkatkan fungsionalitas layanan kami, atau kami diwajibkan secara hukum untuk menyimpan data tersebut untuk jangka waktu yang lebih lama. 

6. Berbagi dan mengungkapkan data 

Kami tidak akan pernah menjual informasi pribadi Anda atau membagikannya untuk keuntungan atau tujuan periklanan. Kami dapat membagikan informasi pribadi Anda dengan pihak lain dalam situasi berikut: 

• Dengan penyedia layanan yang mematuhi GDPR, untuk menyediakan layanan kami dan memantau serta menganalisis penggunaannya. Penyedia Layanan memiliki akses ke Data Pribadi Anda hanya untuk melakukan tugas mereka atas nama kami dan tidak boleh mengungkapkan atau menggunakannya untuk tujuan lain apa pun. 
• Dalam rangka proses seleksi, dengan peninjau eksternal atau anggota panel seleksi, yang berkomitmen terhadap kerahasiaan dan kebijaksanaan.  
• Dengan afiliasi atau mitra kami, termasuk Focal Point Regional ISC, dalam rangka kegiatan bersama, dalam hal ini kami akan mewajibkan afiliasi tersebut untuk menghormati Kebijakan Privasi ini. 
• Jika ISC terlibat dalam proses merger, Data Pribadi Anda dapat ditransfer. Kami akan memberikan pemberitahuan sebelum Data Pribadi Anda ditransfer dan tunduk pada Kebijakan Privasi yang berbeda. 
• Jika diwajibkan oleh hukum atau sebagai tanggapan atas permintaan sah dari otoritas publik (misalnya pengadilan atau lembaga pemerintah). 
• Dengan itikad baik, tindakan tersebut diperlukan untuk: 
  • Mematuhi kewajiban hukum 
  • Melindungi dan mempertahankan hak atau properti ISC 
  • Mencegah atau menyelidiki kemungkinan kesalahan sehubungan dengan layanan 
  • Melindungi keselamatan pribadi Pengguna layanan atau masyarakat 
  • Melindungi dari tanggung jawab hukum. 

7. Dasar hukum untuk memproses data pribadi berdasarkan GDPR 

Sesuai dengan GDPR, kami memproses Data Pribadi dengan ketentuan berikut: 

• Ketika Anda telah memberikan persetujuan Anda untuk memproses Data Pribadi untuk satu atau lebih tujuan tertentu. 
• Bila diperlukan untuk pelaksanaan perjanjian dengan Anda dan/atau untuk kewajiban pra-kontraktual apa pun di dalamnya. 
• Ketika diperlukan untuk mematuhi kewajiban hukum yang menjadi subjek ISC. 
• Bila diperlukan untuk melindungi kepentingan vital Anda atau kepentingan orang lain. 
• Bila berkaitan dengan tugas yang dilaksanakan untuk kepentingan umum atau pelaksanaan wewenang resmi yang diberikan kepada ISC. 
• Bila diperlukan untuk tujuan kepentingan sah yang dilakukan oleh ISC. 

Dalam hal apa pun, ISC akan dengan senang hati membantu memperjelas dasar hukum spesifik yang berlaku untuk pemrosesan tersebut, dan khususnya apakah penyediaan Data Pribadi merupakan persyaratan undang-undang atau kontrak, atau persyaratan yang diperlukan untuk mengadakan kontrak. 

8. Hak dan pilihan Anda  

ISC berjanji untuk menghormati kerahasiaan Data Pribadi Anda dan menjamin Anda dapat menggunakan hak Anda. 

Anda berhak berdasarkan Kebijakan Privasi ini, dan menurut hukum jika Anda berada di UE, untuk: 

• Akses, perbarui, atau hapus informasi yang kami miliki tentang Anda.  
• Meminta koreksi atas Data Pribadi yang kami simpan untuk Anda.
• Menolak pemrosesan Data Pribadi Anda. Hak ini berlaku jika kami mengandalkan kepentingan yang sah sebagai dasar hukum untuk pemrosesan kami dan ada sesuatu tentang situasi khusus Anda yang membuat Anda menolak pemrosesan Data Pribadi Anda atas dasar ini.  
• Meminta transfer Data Pribadi Anda kepada Anda, atau kepada pihak ketiga yang Anda pilih, dalam format terstruktur, umum digunakan, dan dapat dibaca mesin. Harap dicatat bahwa hak ini hanya berlaku untuk informasi otomatis yang pada awalnya Anda berikan izin untuk kami gunakan atau di mana kami menggunakan informasi tersebut untuk melaksanakan kontrak dengan Anda. 
• Batalkan persetujuan Anda. Jika Anda membatalkan persetujuan, kami mungkin tidak dapat menyediakan sebagian atau seluruh layanan kami kepada Anda. 

9. Melaksanakan hak perlindungan data GDPR Anda 

Anda dapat menggunakan hak akses, perbaikan, pembatalan, dan penolakan Anda dengan menghubungi kami. Kami akan berusaha sebaik mungkin untuk merespons Anda sesegera mungkin. Harap dicatat bahwa kami mungkin meminta Anda untuk memverifikasi identitas Anda sebelum bertindak atas permintaan tersebut.  

Anda berhak mengajukan keluhan kepada Otoritas Perlindungan Data tentang pengumpulan dan penggunaan Data Pribadi Anda oleh kami. Untuk informasi lebih lanjut, jika Anda berada di Wilayah Ekonomi Eropa (EEA), silakan hubungi otoritas perlindungan data setempat. 

10. Keamanan data  

Keamanan Data Pribadi Anda penting bagi kami, namun tidak ada metode transmisi melalui Internet atau metode penyimpanan elektronik yang 100% aman. Meskipun kami berusaha menggunakan cara yang dapat diterima secara komersial untuk melindungi Data Pribadi Anda, melalui penggunaan proses otentikasi dua langkah yang aman, kami tidak dapat menjamin keamanan absolutnya. 

Layanan kami mungkin berisi tautan ke situs web lain yang tidak kami operasikan. Jika Anda mengeklik tautan pihak ketiga, Anda akan diarahkan ke situs pihak ketiga tersebut. Kami sangat menyarankan Anda untuk meninjau Kebijakan Privasi setiap situs yang Anda kunjungi. 

Kami tidak memiliki kendali atas dan tidak bertanggung jawab atas konten, kebijakan privasi, atau praktik situs atau layanan pihak ketiga mana pun. 

11. Transfer data internasional 

Informasi Anda, termasuk Data Pribadi, diproses di kantor ISC dan di tempat lain di mana pihak-pihak yang terlibat dalam pemrosesan tersebut berada. Artinya, data ini dapat ditransfer ke – dan disimpan di – komputer yang berlokasi di luar yurisdiksi lokal Anda, yang undang-undang perlindungan datanya mungkin berbeda dengan undang-undang di yurisdiksi Anda. 

Persetujuan Anda terhadap Kebijakan Privasi ini diikuti dengan penyerahan data Anda mewakili persetujuan Anda terhadap transfer tersebut. 

Kami akan mengambil semua langkah yang wajar untuk memastikan bahwa data Anda diperlakukan dengan aman dan sesuai dengan Kebijakan Privasi ini dan GDPR dan bahwa tidak ada transfer Data Pribadi Anda yang akan dilakukan ke suatu organisasi atau negara kecuali terdapat kontrol yang sesuai dengan GDPR. demi keamanan data Anda. 

12. Hubungi kami  

Jika Anda memiliki pertanyaan tentang Kebijakan Privasi ini atau ingin menggunakan hak Anda terkait data pribadi Anda, Anda dapat menghubungi Petugas Perlindungan Data kami melalui email di [email dilindungi].