Di depan rak buku yang tertata rapi di kantornya di Barcelona, Cecilia Delgado-Molina, Sekretaris Eksekutif Asosiasi Sosiologi Internasional (ISA), menceritakan pengalaman berkesan yang terjadi di belahan dunia lain, dalam tahun pertama ia menjabat.
"Akhirnya kami membayar untuk ruangan yang kosong. Karena orang-orang telah menempuh jarak jauh untuk berinteraksi secara langsung, mereka tidak dapat menghadiri sesi hibrida yang dipandu oleh pembicara melalui layar di tempat."
Cecilia merujuk pada konferensi hibrida tahun 2023 yang diadakan di Australia, eksperimen ISA untuk menjadi hibrida. “Setelah konferensi itu, kami merasa lebih mendesak dari sebelumnya bahwa ISA membutuhkan perubahan yang mendalam.”
Jalan yang terbentang di depan sungguh menantang. ISA didirikan pada tahun 1949, dan metodenya tampak berakar kuat di abad ke-20. Namun, pada tahun 2023, di bawah kepemimpinan Presiden dan Komite Eksekutif, ISA mulai membayangkan transformasi digital, ya, tetapi juga kultural. Ada pengakuan bahwa perlu ada pembingkaian ulang dalam pemikiran setiap orang.
Cecilia adalah seorang sosiolog Meksiko yang kariernya telah lama terjalin dengan jaringan riset global ISA. Ia memimpin Sekretariat Asosiasi, sebuah tim yang berdedikasi untuk mendukung misi dan kegiatan ISA. Sekretariat tersebut bertugas mewujudkan visi transformasi digital tersebut, yang meliputi: membina komunitas yang terhubung secara digital, meningkatkan layanan anggota, dan mendukung jaringan riset global ISA. Tujuan utamanya adalah mengembangkan asosiasi dengan strategi digital berkelanjutan yang berfokus pada pengguna, yang mencerminkan komitmen terhadap inklusivitas, aksesibilitas, dan kolaborasi global.
Langkah pertama Sekretariat sangat menentukan: arsip kertas ISA harus disingkirkan! Pada tahun 2024, asosiasi tersebut menghentikan pengarsipan kertas, dan semua materi baru kini tersedia di portal anggota daring yang dibuat khusus. Setelah tiga bulan migrasi yang intensif, portal ini menghadirkan pembaruan keanggotaan yang lebih mudah, pembayaran waktu nyata, dan sumber daya digital langsung ke tangan para anggota.
Itu merupakan awal yang baik, tetapi Cecilia tahu bahwa ujian sesungguhnya dari kematangan digital ISA terletak pada menata kembali cara para anggota berkolaborasi, belajar, dan terhubung dengan asosiasi.
Ketika Proyek Perjalanan Digital ISC Menawarkan 11 anggota ISC untuk menjalani pelatihan transformasi digital yang terarah, Cecilia memanfaatkan kesempatan tersebut. Tantangan mendesak ISA adalah merancang simposium daring sepenuhnya untuk tahun 2026. Cecilia menyadari bahwa eksperimen sebelumnya tidak berhasil, seperti konferensi hibrida yang disebutkan sebelumnya, yang terasa seperti dua dunia yang bertabrakan secara tidak seimbang. Bagi ISA, mengadakan simposium daring sepenuhnya akan memungkinkan representasi yang lebih besar dari wilayah-wilayah mayoritas global.
Dukungan konkret yang Cecilia dan timnya cari dari kelompok tersebut adalah membangun kepercayaan diri untuk terus menjajaki mitra teknis yang tepat untuk simposium daring ini. Mereka membutuhkan bantuan dalam menyusun Permintaan Proposal (RfP).
Selama tiga sesi dengan pelatih khusus, ambisi ISA dikonseptualisasikan menjadi RfP yang menjanjikan pertemuan digital yang lebih terhubung dan terlibat. Pelatih ISA membantu tim menerjemahkan kebutuhan teknis yang kompleks menjadi persyaratan yang jelas. Pada Juni 2025, rFP telah diterbitkan, menarik proposal dari mitra teknologi di seluruh dunia.
Ke depannya, Sekretariat memandang simposium daring 2026 sebagai langkah ISA yang paling signifikan. Visi yang mereka miliki sangatlah inklusif: Kami mengharapkan lebih banyak keberagaman, terutama dari wilayah-wilayah yang biasanya kurang terwakili. Ini akan membuka peluang partisipasi bagi para akademisi yang tidak mampu bepergian karena iklim, biaya, atau masalah kesehatan.
Foto bersama Presiden ISA Geoffrey Pleyers, Sekretaris Eksekutif ISA Cecilia Delgado-Molina, staf Sekretariat ISA, dan relawan lokal pada Forum Sosiologi ISA ke-5 di Rabat, Maroko (2025). Kredit: © International Sociological Association.
Saat mengerjakan RfP itulah sesuatu yang tidak terduga juga muncul. “Awalnya, kami pikir kami hanya mencari tahu platform mana yang akan dipilih,” Kata Cecilia. “Namun, yang muncul jauh lebih besar, yaitu seperangkat alat yang jelas dan terstruktur yang dapat membantu organisasi serupa menghadapi ketidakpastian digital yang sama.”
Merencanakan konferensi online Anda
Blog ini memperkenalkan panduan langkah demi langkah yang dirancang untuk membantu organisasi sains merencanakan dan menyelenggarakan konferensi daring yang efektif. Panduan ini menawarkan cara praktis untuk memikirkan setiap tahapan penyelenggaraan acara digital atau hibrida – mulai dari menentukan tujuan, melibatkan peserta, hingga mengabadikan warisan setelahnya.
Perangkat yang dihasilkan menawarkan peta jalan yang lugas untuk menyelenggarakan acara daring yang inklusif. Pertama, perangkat ini menuntut kejelasan: Mengapa konferensi ini diadakan? Seperti apa sebenarnya arti kesuksesan? Berikutnya, perhatian dialihkan kepada peserta yang akan terlibat: Siapakah mereka sebenarnya? Hal ini terutama berlaku bagi khalayak global yang beragam, karena lokasi, bahasa, dan hambatan mereka perlu membentuk apa yang dibangun.
Kemudian tibalah saatnya hal-hal praktis. Memilih platform yang tepat, merancang format sesi yang sesuai dengan kebutuhan anggota, dan dengan cermat menciptakan ruang untuk interaksi yang tulus. Cecilia mengakui, dengan keterbukaannya yang khas: "Kami sosiolog, tetapi kami pun perlu diingatkan bahwa interaksi nyata tidak terjadi begitu saja. Kita harus sengaja menciptakan kondisi untuk itu."
Langkah penting yang sering kali diabaikan adalah pilar terakhir dari perangkat ini, yakni pengukuran dan warisan. Apa yang berhasil dan apa yang tidak? Bagaimana kita akan belajar dan meningkatkan diri untuk kesempatan berikutnya?
Hasilnya adalah pendekatan terstruktur terhadap perencanaan konferensi, yang dibangun dari realitas ISA, yang dapat dengan mudah diadaptasi oleh badan sains lain di seluruh dunia.
Namun, mungkin pelajaran paling mendalam yang Cecilia petik dari perjalanan ini adalah gagasan bahwa perubahan harus terus dipraktikkan. Ia mendorong timnya untuk memandang setiap keputusan sebagai eksperimen kecil, dipandu oleh pertanyaan-pertanyaan seperti: Apakah ini berhasil untuk anggota kami? Jika tidak, bagaimana kami bisa menyesuaikannya? Tim telah menerapkan pola pikir dan pendekatan ini dalam proyek renovasi situs web, yang saat ini sedang mereka pilih vendornya. Ia berharap, dengan mengubah perspektif untuk melihat anggota sebagai pengguna utama perangkat tersebut, akan menjadi prinsip panduan yang terintegrasi dalam pengambilan keputusan.
Perjalanan Sekretariat telah bergeser dari sekadar berharap ruang konferensi yang kosong terisi, menjadi aktif berfokus pada kebutuhan manusia nyata para anggota ISA, dan komunitas yang mereka layani. Seiring ISA terus mengembangkan ekosistem digitalnya, ISA juga membawa serta tujuan baru dan sebuah janji: tak ada sosiolog yang tertinggal.
Gambar: Kongres Sosiologi Dunia ISA Hibrida, Melbourne, Australia, 2023. Kredit: © Asosiasi Sosiologi Internasional.
Baca lebih lanjut tentang organisasi Sains di era digital 
Baca selengkapnya tentang Science Systems Futures 
Baca lebih lanjut tentang Pusat Sains Berjangka 
Baca selengkapnya tentang Pendekatan yang mengutamakan manusia dalam membangun jalur digital 
Baca selengkapnya tentang Alat untuk merencanakan konferensi online atau hybrid 
Baca selengkapnya tentang Alat untuk meningkatkan pengalaman pengguna dalam organisasi sains 